SAMENWERKEN… SAMEN STERKER?
Tekst: Dik Veefkind – AgroCoach
Gepubliceerd: MELKVEEBEDRIJF MAGAZINE, maart 2017.
Toen Annet)* mij belde hoorde ik een lichte paniek in haar stem. “Ze slaan elkaar nog eens de hersens in!” zei ze bezorgd. “Kun je ons alsjeblieft komen helpen?” Die ‘ze’ sloeg op haar man Henk en Gerben, de 23-jarige zoon van Henk en Annet. Twee jaar geleden kwam Gerben in de maatschap. De accountant vond dat het meest geschikte moment. Gerben heeft een hbo-opleiding afgerond en het nodige van de wereld kunnen zien via buitenlandstages. Met frisse moed en een hoop nieuwe ideeën begon Gerben aan de samenwerking met zijn vader. Maar na verloop van tijd leidden verschil van inzicht en botsende karakters tot een haast onwerkbare situatie.
Er is bijna geen bedrijfstak waar samenwerken vaker plaatsvindt dan in de agrarische sector. Heel vaak zien we dat familie of collega’s een zakelijke relatie met elkaar aangaan bijvoorbeeld via een firma of maatschap. En meestal is die keuze ook logisch, als je kijkt naar de zakelijke voordelen. Als alle betrokkenen hetzelfde doel voor ogen hebben – namelijk door via de inzet van kapitaal, tijd en arbeid een gezamenlijk (schaal)voordeel behalen – lijkt niets op voorhand het succes in de weg te hoeven staan.
Helaas is de praktijk van alledag nogal eens anders. Er wordt bij het aangaan van bijvoorbeeld een maatschap vaak gekeken naar financiële en fiscale aspecten. De boekhouder stelt een maatschapovereenkomst op, en dan moet het maar goed gaan. Dit zijn zeg maar de technische aspecten van de samenwerking. Maar dat is meestal niet het vlak waar een samenwerking op stukloopt. Het grootste risico voor een samenwerking – in welke vorm dan ook – zit hem in de ‘mensfactor’. En juist die mensfactor wordt vaak onderbelicht en onderschat. Ik wil samen met u eens kijken naar een aantal van die mensfactoren: karakter, ambitie, visie, communicatie en leeftijd.
Karakter
Niet zelden zijn er na verloop van tijd op het relationele vlak stevige uitdagingen in bovengenoemde samenwerkingsvormen. Een belangrijke oorzaak van deze uitdagingen kan zijn het verschil in karakter tussen de betrokken personen. Een karakter zegt veel over iemands persoonlijke eigenschappen. Mensen zijn bijvoorbeeld extravert (open) of introvert (gesloten), geduldig of ongeduldig, vriendelijk of nors, behulpzaam of zelfgericht.
Als mensen gaan samenwerken komen de verschillen in karaktereigenschappen vanzelf bovendrijven. Dat kan overigens heel goed passen: als je elkaar aanvult of goed begrijpt. Maar het kan ook tegenwerken, waardoor je elkaar niet aanvult of begrijpt. En zoals zo vaak voorkomt: aan het begin is alles nog koek en ei, maar als de samenwerking langer duurt en karakters gaan botsen ontstaan vaak de eerste irritaties en scheurtjes die uiteindelijk kunnen leiden tot onvrede, ruzie of erger.
Ambitie
Een andere uitdaging voor een samenwerking is het verschil in ambitie tussen de betrokken personen. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met de toekomst. Waar wilt u over 5 of 10 jaar staan met uw bedrijf? Als de één wil groeien en de ander wil liever optimaliseren of specialiseren hebt u al een probleem. Een belangrijke vraag die hier bij beantwoord moet worden is: past jullie persoonlijkheid bij jullie ambitie? En daarnaast: kunt u als persoon uw eigen ambitie wel waarmaken? Of laat u zich te veel leiden door de keuzes van uw omgeving waardoor u beslissingen neemt die niet echt bij uw persoonlijkheid en uw mogelijkheden passen? Hoe eerlijk bent u hierin naar uzelf en anderen?
Visie
Als u geen overeenstemming met elkaar hebt in waar u met uw bedrijf naartoe wilt (externe visie) of hoe u bijvoorbeeld samen de werkzaamheden aanpakt (interne visie), zal dat hoe dan ook gaan leiden tot verschil van mening of onenigheid. Een duidelijke gezamenlijke visie voorkomt dat er veel energie gaat zitten in het oplossen van meningsverschillen. Een gezamenlijke bedrijfsvisie is een sleutel tot het succes van de samenwerking met meerdere personen. Een bedrijfsvisie geeft weer waar u als ondernemer in gelooft en waar u met uw bedrijf naartoe wilt. Het geeft richting aan de toekomst. U zult met elkaar moeten overleggen om overeenstemming te krijgen wat jullie (bedrijfs)visie is.
Communicatie
De belangrijkste factor voor succesvol samenwerken is toch echt de onderlinge communicatie. Door te communiceren met elkaar bouwt u bruggen en komt u in verbinding met elkaar. In een eerder artikel (zie Melkveebedrijf januari 2017, pag.16) heb ik daar uitvoerig bij stilgestaan. Ik zie de meeste problemen op agrarische bedrijven ontstaan door het gebrek aan goede onderlinge communicatie. Maar andersom ook: bij de meest succesvolle agrarische bedrijven is de onderlinge communicatie goed!
Leeftijd
Een andere ‘mensfactor’ is die van het verschil in leeftijd. Het is voor oudere ondernemers niet altijd even makkelijk om mee te groeien met de (snelheid van) moderne ontwikkelingen en inzichten in de sector. Veel ondernemers lopen aan tegen het leeftijdverschil met hun opvolger of partner in de samenwerking bijvoorbeeld als het gaat om groei- of investeringsplannen. Als de één meer behoudend is (‘het gaat toch goed zo…’) en de ander wil snellere stappen zetten of bijvoorbeeld meer automatiseren dan heeft u vaak een stevige uitdaging met elkaar. Ook het verschil in (levens)ervaring speelt vaak een rol. Als oudere ondernemer heb je het meeste al wel één of meerdere keren meegemaakt en ken je de klappen van de zweep. De meer jeugdige
ondernemer moet deze ervaring nog opbouwen, en dat kan soms met elkaar in aanvaring komen. Regelmatig zie ik onbegrip bij de jongere generatie. Waarom begrijpt mijn vader, broer, zus, oom, partner of collega mij niet?
Voorbereidingen
Hoe voorkomt u of lost u problemen op in de samenwerking met anderen? Een belangrijk punt is de voorbereiding van de samenwerking. Neem echt goed de tijd om met elkaar na te denken en door te praten over de gevolgen of resultaten van jullie (voorgenomen) samenwerking. Is het wel logisch om in jullie situatie samen te (blijven) werken? Bij bedrijfsovername lijkt het in veel gevallen haast vanzelfsprekend dat een kind het bedrijf gaat overnemen, maar is dat echt wel zo? En als u nu al merkt en weet dat er veel verschil in karakter of bijvoorbeeld ambitie tussen de betrokken personen aanwezig is, wat betekent dit dan voor het succes van de samenwerking? Kijk dus kritisch naar de onderlinge verschillen van de betrokken personen en breng in beeld of ze elkaar tegenwerken of juist versterken. Passen de verschillende persoonlijkheden goed bij elkaar? Breng ook in beeld wat jullie nodig hebben om tot een succesvolle samenwerking te kunnen komen, en ga daar mee aan de slag. Als coach voor agrarische ondernemers neem ik regelmatig persoonlijkheidstesten af bij mensen. Dit geeft een goed beeld van wie je bent en wat de (on)mogelijkheden bij samenwerking zijn.
Wederzijdse verwachtingen
Minstens zo belangrijk is om van te voren de wederzijdse verwachtingen uit te spreken en vast te leggen. Die verwachtingen kunnen te maken hebben met het invullen van (de dagelijkse) werkzaamheden en taakverdeling tot en met zeggenschap, beloning of eventueel overname. Toets bij elkaar of de verwachtingen reëel en haalbaar zijn en of ze uiteindelijk ook uit gaan komen. Heb de moed om verwachtingenbespreekbaar te maken en eventueel bij te stellen. Spreek ook af wat u doet op het moment dat wederzijdse verwachtingen niet uitkomen.
Blijf praten
Al eerder noemde ik dat het communiceren met elkaar één van de belangrijkste factoren voor een succesvolle samenwerking is. Is er voldoende ruimte om uw ideeën en mening te geven? Wordt er met elkaar gepraat, maar wordt er vooral ook naar elkaar geluisterd? Is er ruimte en tijd om regelmatig structureel werkoverleg te voeren? Is uw wil wet, of staat u open voor andere meningen en keuzes maar vooral, zijn deze bespreekbaar? Is elke partner aanspreekbaar op zijn of haar gedrag? Door goed te communiceren blijft het vertrouwen in elkaar bestaan. En juist dat vertrouwen in elkaar is noodzaak om succesvol te kunnen blijven samenwerken.
Maak goede afspraken
In tijden van vrede maak je goede afspraken. Een belangrijk onderdeel van samenwerken is het maken van goede afspraken, die door elke partner geaccepteerd en gerespecteerd worden. Het gaat hierbij niet alleen om financiële afspraken. Minstens zo belangrijk is het om alle in dit artikel genoemde zaken met elkaar te bespreken en bij voorkeur vast te leggen. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Het is belangrijk om voldoende aandacht aan dit onderdeel te geven, want als je verwikkeld bent in een conflict is het achteraf veel lastiger om onderling afspraken te maken. Afspraken die je maakt zullen dus ieders instemming en medewerking vereisen. U kunt afspraken maken over alle voor jullie situatie belangrijke zaken. Denk maar eens aan werktijden, taakverdeling, verantwoordelijkheden, zeggenschap, beloning, communicatie, betrokkenheid, conflicten, functioneren, enzovoort. Zet eventueel de afspraken op papier en plaats de datum en handtekeningen er bij. Dat geeft er een officieel karakter aan. Bij samenwerken hoopt u op een goed resultaat door samen sterker te zijn. Loopt u in uw situatie aan tegen punten die ik beschreef in dit artikel? Wacht dan niet te lang en ga het gesprek met elkaar aan. Schakel desgewenst tijdig hulp van een coach in.
* De namen in dit praktijkvoorbeeld komen uiteraard niet overeen met de werkelijke situatie.